Förbered beställningen

Innan du loggar in och börjar fylla i beställningsformuläret är det bra om du förbereder beställningen.

Från att du påbörjar fylla i ett formulär har du 30 dagar på dig att slutföra och skicka in beställningen. Under den perioden kan du spara och återkomma till formuläret.

Så här förbereder du din beställning

Formuläret består av fyra sektioner och det du behöver förbereda för dessa är:

Projektet

• Ansökan till Etikprövningsmyndigheten (tidigare etikprövningsnämnder) och forskningsplan, samt övriga relevanta bilagor ska bifogas. Ansökan behöver vara underskriven. 
• Beslut från Etikprövningsmyndigheten.
• Beskriv din studiepopulation. Ange exempelvis datakälla/datakällor, årtal, relevanta koder och eventuella exklusionskriterier. Ange vilken typ av individer som ingår i populationen (till exempel fall, kontroller, första-, andragradssläktingar). 
• Om du önskar en population baserad på diagnoser ska ICD-klassifikation och diagnoskod enligt ICD användas. Vissa register använder internationell ICD-kodning och andra, till exempel patientregistret, använder den svenska versionen. Ta reda på i förväg vad som gäller för de register du ska använda. Du hittar aktuella och historiska klassifikationer på vår webbplats för klassificering och koder.
• Om du önskar en population baserad på läkemedel ska du ange vilka ATC-koder enligt ATC-klassifikation som ska användas ATC-register - FASS Vårdpersonal. Du hittar aktuella och historiska koder på Sök läkemedelsfakta | Läkemedelsverket (lakemedelsverket.se)

Register

• Vilka register beställer du data ifrån. Du hittar information om våra register och variabelförteckningar på registersidorna på socialstyrelsen.se.
• Förbered och bifoga en variabellista. Ladda ner mallen här.
• Beställer du uppgifter om ICD-koder behöver du specificera vilka koder som ska tas fram. Ladda ner mallen här. Du hittar aktuella och historiska koder på vår webbplats för klassificering och koder. Mejla väljaren till din handläggare eller registerservice@socialstyrelsen.se inklusive ditt ärendenummer.
• Beställer du uppgifter från läkemedelsregistret behöver du specificera vilka koder som ska tas fram. Ladda ner mallen här. Mejla den till din handläggare eller registerservice@socialstyrelsen.se inklusive ditt ärendenummer.

Dataskydd

• Uppgifter i Socialstyrelsens hälsodata- och socialtjänstregister omfattas av mycket stark sekretess enligt 24 kap. 8 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), OSL, en absolut sekretess som endast gör undantag i fyra angivna fall däribland utlämnande för forskning. För att Socialstyrelsen ska kunna göra en prövning av er begäran om att få ta del av uppgifter, måste myndigheten säkerställa att uppgifterna kommer att omfattas av ett lika starkt sekretesskydd hos er. Uppge vilken sekretessbestämmelse som beställda uppgifter kommer att skyddas av hos mottagaren. Exempel på tillämpliga bestämmelser är 11 kap. 3 § OSL och 7 § offentlighets- och sekretessförordningen (2009:641), OSF. Hör gärna med ert dataskyddsombud eller jurist om du är osäker. 
• Om mottagaren är ett privat bolag skriver vi förbehåll, ange vilka personer som ska ingå i förbehållet och hur länge uppgifterna behöver hanteras.

Beställare och fakturauppgifter

• Forskningshuvudman.
• Företrädare.
• Ansvarig forskare (kontaktperson).
• Leveransadress enligt följande format:
  • Forskningshuvudman (max 34 tecken)
    Att. beställarnamn, t.ex. sjukhus eller institutsnamn (max 34 tecken)
    Gatuadress/Boxadress (max 34 tecken)
    Postkod Ort
• Fakturaadress, organisationsnummer och referens.

När du har skickat in din beställning

När vi har fått din beställning mejlar vi en bekräftelse med ett ärendenummer. I mejlet bifogar vi också en kopia av beställningen. Om du inte får något bekräftelsemejl så kontakta oss genast. Om du behöver komplettera beställningen skickar du ett mejl till registerservice@socialstyrelsen.se. Ange ditt ärendenummer som referens.

Du kan redan nu förbereda eventuell datafil som ska skickas till oss enligt vår instruktion för att skicka filer. Vänta dock med att skicka filerna tills din handläggare säger till. Det är först när vi fattat ett positivt beslut i ärendet som vi får ta emot filerna.

Om din beställning kräver sambearbetning med data från annan registerhållare än Socialstyrelsen måste du själv ansöka om data från denna.

Gör din beställning