1. Vi bekräftar din beställning

När vi fått din beställning mejlar vi en bekräftelse med ett ärendenummer till kontaktpersonen. I mejlet bifogar vi också en kopia av beställningen. Om du inte får något bekräftelsemejl så kontakta oss genast. Om du behöver komplettera beställningen skickar du ett mejl till registerservice@socialstyrelsen.se. Ange ditt ärendenummer som referens.

2. Du får en handläggare

Du får en handläggare som kommer att kontakta dig.

Här hittar du den aktuella väntetiden för att få en handläggare

3. Vi påbörjar sekretessprövning

Är beställningen inte komplett eller om det finns några oklarheter behöver du och handläggaren reda ut det. Det kan vara fråga om kompletterande dokumentation, men det kan också handla om att vi inte finner stöd för behandling av vissa uppgifter och att du därför uppmanas att begränsa uttagets omfattning. Normalt tar den delen av handläggningen cirka en månad, men det kan ta både kortare och längre tid beroende på omfattningen av ditt ärende.

4. Vi skriver en specifikation du behöver godkänna

Specifikationen beskriver vad vi kommit överens om och ger ett ungefärligt pris på beställningen. Vi behöver ett godkännande av specifikationen per e-post.

5. Vi slutför sekretessprövningen och fattar beslut

När specifikationen är godkänd slutför vi sekretessprövningen och fattar beslut om utlämnande. Detta tar normalt upp till två veckor från att specifikationen är godkänd. Handläggare, chef och jurist går då igenom din beställning utifrån den specifikation vi skrivit. Skulle det då framkomma nya frågor kontaktar handläggaren dig.

Beslutet mejlar vi till företrädaren för forskningshuvudmannen som formellt sett är den juridiska person som begär ut uppgifterna. Vi skickar även en kopia på beslutet till dig som beställare.

Är forskningshuvudmannen inte en myndighet kan vi upprätta ett sekretessförbehåll som reglerar hur du som forskare får använda utlämnade uppgifter.

När beslut är fattat kan du skicka in datafiler till oss enligt vår instruktion för att skicka filer.

6. Vi levererar din beställning och en faktura

När beslutet är fattat kan vi göra uttaget ur våra register. Väntetid förekommer, se aktuell väntetid här (Hur lång tid tar det och vad kostar det - Socialstyrelsen) . Ingår data från andra registerhållare i din beställning kommer även handläggningstiden bero på när vi får data från dem.

När beställningen är klar skickar vi leveransen i ett rekommenderat brev till mottagaren hos forskningshuvudmannen.

Gå noga igenom din beställning inom tre månader efter leveransen. Vi åtgärdar kostnadsfritt eventuella fel i det levererade materialet om du reklamerar inom tre månader.

Fakturan skickas en viss tid efter leverans, hör av dig om du har bråttom.