Frågor och svar

Här får du svar på de vanligaste frågorna. Hittar du inte det du söker kan du kontakta Registerservice@socialstyrelsen.se

Att göra en beställning

Varför blir jag utloggad ur e-tjänsten?

Vi har just nu problem med e-tjänsten, där vissa beställare blir utloggade efter bara ett par minuter/sekunder. Hör av dig till oss på registerservice@socialstyrelsen.se och meddela om du vill beställa data för forskning eller statistik (aggregerad data) så skickar vi en blankett till dig istället.

Varför behöver jag använda BankID för att göra en beställning?

Vi har valt att använda oss av BankID som en säkerhetsåtgärd för att säkerställa att obehöriga inte kan komma åt informationen i det egna utrymmet (när du fyller i formuläret). Det egna utrymmet kan endast användas av den som loggat in via BankID.

Inloggningen vid BankID säkerställer enbart själva beställningen och det spelar ingen roll om du sedan vill ha en annan som kontaktperson för den fortsatta handläggningen av ärendet.

Vem kontaktar jag om jag har en fråga angående beställningsformuläret?

Du når oss på registerservice@socialstyrelsen.se eller per telefon 075-247 30 00 (måndag och torsdag mellan 9-11).

Om jag inte har bankID hur gör jag då?

Mejla till oss och ange att du vill ha en beställningsblankett för antingen data för forskning eller statistik. Vi kommer då att mejla en blankett till dig som du kan fylla i och returnera till oss på samma mejl.

Etikprövningsmyndigheten eller etikprövningsnämnd?

Från den 1 januari 2019 har etikprövningsnämnden blivit Etikprövningsmyndigheten. Har du ansökt om etikprövning innan detta datum behöver du bifoga ansökan och beslutet från etikprövningsnämnden i ansökan till oss. Har du fått ett godkännande efter den 1 januari 2019 bifogar du ansökan och beslutet från Etikprövningsmyndigheten.

Hur skapar jag en variabellista till de register som jag beställer ifrån?

Här hittar du en mall till vår variabellista. Variabellistan ska du sedan bifoga i den elektroniska ansökan. Vi rekommenderar att du använder vår mall eftersom det då kommer att gå snabbare i handläggningen. Vill du bifoga en lista från exempelvis RUT (Vetenskapsrådets metadataverktyg) vill vi få in den på ett strukturerat sätt och med alla register i samma fil, eftersom det enbart är möjligt att ladda upp en (1) fil.

 

Om handläggningen

Hur får jag reda på vilken sekretess som gäller på min organisation?

Kontakta ditt personuppgiftsombud eller jurist på din arbetsplats för att säkerställa svaret.

Hur gör jag när min beställning innehåller data från flera myndigheter?

Du behöver göra en separat beställning till varje myndighet och ange till alla vilka myndigheter som är inblandande i projektet. Respektive registerhållare kommer att göra en egen sekretessprövning men vi kommer att koordinera datahanteringen oss emellan.

Hur skickar jag in min population?

Din handläggare kommer meddela dig när det är dags att skicka data. Under tiden kan du förbereda din leverans enligt våra instruktioner för att skicka data.

Kan jag få data med personnummer?

Vi är mycket restriktiva när det gäller att lämna ut känsliga personuppgifter med personnummer och förstahandsvalet är alltid att lämna ut avidentifierade uppgifter utan personnummer, med så kallade löpnummer. Behöver du personnummer behöver du motivera varför i din beställning.

Kan jag få upprepade leveranser på samma beställning?

Ja, om du valt att spara din population/nyckel hos Socialstyrelsen kan du uppdatera beställningen med nya årgångar. Ange detta i din beställning. Din handläggare kommer att informera dig hur du ska gå tillväga för att få detta löpande efter din första leverans.

Kan jag göra ändringar i min redan inskickade beställning innan jag fått en handläggare?

Det går bra att skicka in kompletteringar gällande din beställning till registerservice@socialstyrelsen.se innan du fått en handläggare. I mejlet behöver du ange ditt diarienummer samt vad du önskar komplettera ditt ärende med.

När kan jag få min beställning

Tiden till att få en handläggare finns uppdaterat på sidan Tid och kostnader. Därefter tar det cirka 3-6 månader att handlägga en beställning. Handläggningstiden påverkas bland annat av hur din beställning är utformad och om data från andra myndigheter ingår.

Vad gäller om jag vill beställa uppgifter endast från dödsorsaksregistret?

Gäller ansökan endast avlidna personer bifogar du en forskningsplan till din beställning. Forskningsplanen ska beskriva vilken forskningsfråga som ska besvaras, hur projektet är upplagt, vilka uppgifter som behövs och hur de ska användas.

 

Efter beställningen

När kommer en faktura på beställningen?

Inom ett par veckor från att vi levererat leveransen skickar vi en faktura för beställningen.

Om något är fel i min leverans, går det att reklamera?

Ja, det går bra att reklamera leveransen inom tre månader från det att vi skickade leveransbrevet. Gå därför noga igenom det levererade materialet så snart du har mottagit det. Är det något som är fel behöver du mejla din handläggare med en kopia till registerservice@socialstyrelsen.se och beskriva vad som behöver reklameras.

Hur gör jag för att förlänga en sparad nyckel?

Mejla oss på registerservice@socialstyrelsen.se med information om:

Ärendenummer, kontaktuppgifter till dig och den behöriga företrädaren för forskningshuvudmannen, samt att du önskar förlänga nyckeln.

Senast uppdaterad: