När du skickat in din beställning

1. Du får en bekräftelse

När vi har tagit emot din beställning mejlar vi en bekräftelse med ett ärendenummer till angiven kontaktperson. Mejlet innehåller även en kopia av beställningen.

Kontakta oss genast om du inte får något bekräftelsemejl. 

Din beställning väntar på att få en handläggare. Beställningar behandlas i turordning. 

Behöver du komplettera beställningen, mejla till registerservice@socialstyrelsen.se. Ange ditt ärendenummer som referens.

2. Du ska besvara frågor

I väntan på en handläggare får du ett mejl med information samt frågor utifrån ditt ärende. Dina svar gör att ditt ärende kan tilldelas till en handläggare. Svarar du inte finns risken att ärendet avvisas.

3. Du får en handläggare

Du får en handläggare som kontaktar dig för ett första online-möte. Det är viktigt att du svarar handläggaren, annars finns risken att ärendet avvisas.

Se aktuell väntetid för att få en handläggare

4. Sekretessprövning inleds

Är beställningen inte komplett eller om det finns några oklarheter, behöver du och handläggaren reda ut det. Det kan till exempel handla om kompletterande dokument (inklusive ändringsansökan hos Etikprövningsmyndigheten, EPM) eller att du behöver begränsa uttagets omfattning på grund av att vi inte finner stöd för behandling av vissa uppgifter.

Normalt tar den del av handläggningen cirka en månad, men tiden avgörs av ärendets omfattning.

5. Du godkänner en specifikation

Vi skriver en specifikationen över vad vi har kommit överens om. Specifikationen innehåller även ett ungefärligt pris på beställningen.

6. Vi fattar beslut

När specifikationen är godkänd slutför vi sekretessprövningen. Handläggaren, dennes chef och en jurist går igenom din beställning utifrån specifikationen. Skulle nya frågor dyka upp, kontaktar handläggaren dig.

Sedan fattar vi beslut om utlämnande. Normalt fattas beslut cirka två veckor från att du har godkänt specifikationen.

Beslutet mejlas till företrädaren för forskningshuvudmannen, som formellt är den juridiska person som begär ut uppgifterna. Vi skickar även en kopia på beslutet till dig som beställare.

Är forskningshuvudmannen inte en myndighet, kan vi upprätta ett sekretessförbehåll som reglerar hur du som forskare får använda utlämnade uppgifter.

När beslut är fattat kan du skicka in datafiler till oss enligt vår instruktion för att skicka filer.

7. Vi gör datauttag och kodgranskning

När ett positivt beslut har fattats påbörjas datauttaget från våra register. Det kan dyka upp frågor under datauttaget och kodgranskning varför det är viktigt att vi kan nå dig.

Från fattat beslut till dataleverans tar det vanligtvis 4–6 veckor.

Se aktuell väntetid under Frågor och svar.

Innehåller beställningen data från andra registerhållare påverkas handläggningstiden av när vi får denna data.

8. Leverans och faktura till dig

När beställningen är klar levereras den i ett rekommenderat brev till mottagaren hos forskningshuvudmannen.

Gå noga igenom din beställning inom tre månader efter leverans.

Vi åtgärdar kostnadsfritt eventuella fel i det levererade materialet om du reklamerar inom tre månader.

Efter 3 månader gallras allt levererat material inklusive kodnyckel om vi inte har fattat ett särskilt beslut om att kodnyckeln ska sparas längre tid.